Bedrijfsvoering

In dit onderdeel van de paragraaf wordt sinds 2023 een toelichting gegeven op de rechtmatigheidsverantwoording zoals opgenomen in de jaarrekening. De toelichting zit op de drie criteria die van toepassing zijn, namelijk het begrotingscriterium, voorwaardencriterium en misbruik en oneigenlijk gebruik criterium. Er wordt kort een toelichting gegeven en ook een aanpak om de fouten in de toekomst te voorkomen of beperken. Tevens wordt een toelichting gegeven op de onduidelijk in de verantwoording.

Toelichting afwijkingen in de rechtmatigheidsverantwoording
Begrotingscriterium
Dit criterium heeft betrekking op alle financiële beheershandelingen die ten grondslagen liggen aan de baten, de lasten en de balansmutaties. Deze dienen tot stand te komen binnen de grenzen van de geautoriseerde begroting en de hiermee samenhangende programma’s. Ook dient gekeken te worden naar de beschikbaar gestelde investeringskredieten en de uitputting daarvan en naar de verwerking van de reservemutaties.
Er is sprake van € 7,2 miljoen aan begrotingsonrechtmatigheid. Dit bedrag is hoger dan voorgaande jaar (2024: € 4,7 miljoen). Het bedrag bestaat uit overschrijdingen op de begroting, overschrijdingen op kredieten en een afwijking in de verwerking van de reservemutaties.
Een deel van de totale begrotingsonrechtmatigheden, namelijk € 6,2 mln. van de € 7,1 miljoen, kunnen aangemerkt worden als acceptabele overschrijdingen. Dit zijn de overschrijdingen die passen binnen de afspraken die gemaakt zijn tussen het college en de raad in de financiële verordening.

De acceptabele onrechtmatigheden zien toe op overschrijdingen op programma’s die het college niet had kunnen voorzien.

De niet-acceptabele begrotingsonrechtmatigheden van € 1,0 miljoen zien toe op de overschrijdingen van kredieten (€ 0,9 miljoen) en een onjuiste verwerking van de reservemutaties (€ 0,1 miljoen).

Om onrechtmatigheden zoveel als mogelijk te voorkomen zal in het najaar van 2026 een uitgebreidere analyse plaatsvinden op afwijkingen ten opzichte van de begroting zodat wijzigingen ten opzichte van de begroting nog in het boekjaar 2026 aan de raad voorgelegd kunnen worden. Hierbij zal expliciet aandacht zijn voor het tijdig melden van overschrijdingen op de lasten en kredieten.

Voorwaardencriterium
Het voorwaardencriterium heeft betrekking op de eisen die worden gesteld bij de uitvoering van de financiële beheershandelingen. De eisen/voorwaarden zijn afkomstig uit diverse wet- en regelgeving, zowel intern (door de raad vastgestelde verordeningen) als extern (landelijke en Europese regelgeving). Met onze interne controles sluiten we aan bij de goedkeurings- en rapporteringstoleranties zoals door de raad zijn vastgesteld.
De controle op naleving van de Europese regelgeving ten aanzien van het aanbesteden van opdrachten die de gemeente verstrekt heeft geleid tot een rechtmatigheidsfout van € 3,9 miljoen
Uit de intern uitgevoerde spendanalyse blijkt dat contracten zijn afgesloten met een contractwaarde boven de Europese aanbestedingsgrens zonder dat deze Europees zijn aanbesteed en dat losse opdrachten bij eenzelfde leverancier gezamenlijk boven de aanbestedingsgrens uitkomen. Op basis van een steekproef wordt de omvang van de lasten die samenhangen met deze contracten en opdrachten geraamd op € 1,8 miljoen Daarnaast is sprake van een doorwerking van geconstateerde fouten uit vorig boekjaar voor € 2,1 miljoen.
De rechtmatigheidsfouten worden veroorzaakt door zowel losse opdrachten die gezamenlijk boven de aanbestedingsgrens uitkomen, als ook opdrachten die niet op de juiste wijze in de markt gezet zijn.
Naar aanleiding van de geconstateerde fouten in eerdere boekjaren is vanuit de afdeling inkoop gestart met het uitrollen van een verbeterplan. Deze maatregelen laten nu de eerste resultaten zien, tegelijkertijd zien we ook diverse nieuwe fouten. In 2025 zal daarom ingezet blijven worden op de maatregelen om onrechtmatige inkopen te voorkomen en de doorlopende fouten af te bouwen.

Misbruik en oneigenlijk gebruik criterium
Onder misbruik wordt verstaan het opzettelijk niet, niet tijdig, onjuist of onvolledig verstrekken van gegevens met als doel ten onrechte overheidssubsidies of uitkeringen te verkrijgen of het niet of dan wel een te laag bedrag aan heffingen aan de overheid te betalen.
Onder oneigenlijk gebruik wordt verstaan het door het aangaan van rechtshandelingen, al dan niet gecombineerd met feitelijke handelingen, verkrijgen van overheidsbijdragen of het niet dan wel tot een te laag bedrag betalen van heffingen aan de overheid, in overeenstemming met de bewoordingen van de regelgeving maar in strijd met het doel en de strekking daarvan.
Er zijn geen bevindingen boven de rapportagegrens.